Thủ tục báo tăng BHXH là một trong những thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện ngay khi phát sinh lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Việc kê khai đúng và đầy đủ không chỉ giúp người lao động được hưởng các chế độ bảo hiểm kịp thời mà còn tránh những rủi ro xử phạt không đáng có. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết thủ tục báo tăng BHXH trên Cổng Dịch vụ công mới nhất năm 2026.
Trường hợp nào doanh nghiệp phải thực hiện báo tăng BHXH?
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục báo tăng BHXH khi phát sinh người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định, bao gồm các trường hợp phổ biến như:
- Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động;
- Người lao động trở lại làm việc sau thời gian nghỉ từ 14 ngày trở lên không hưởng lương hoặc tạm hoãn hợp đồng lao động.
- Người lao động trở lại làm việc sau thời gian nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau.
- Người lao động chuyển từ đơn vị khác đến làm việc tại doanh nghiệp.
- Các trường hợp khác làm phát sinh nghĩa vụ tham gia BHXH theo quy định hiện hành.
Thời hạn báo tăng BHXH?
Căn cứ khoản 1 Điều 28 Luật BHXH 2024, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc thì người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
Tỷ lệ đóng BHXH hiện nay là bao nhiêu?
Căn cứ Điều 32 Luật BHXH 2024 quy định:
Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc bao gồm:
- 3% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội vào quỹ ốm đau và thai sản;
- 22% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội vào quỹ hưu trí và tử tuất.
Tỷ lệ đóng BHXH tự nguyện bằng 22% thu nhập làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội vào quỹ hưu trí và tử tuất.
Cụ thể mức đóng đối với một số trường hợp phổ biến như sau:
Thông tin cần chuẩn bị
Thông tin cần thu thập từ người lao động:
- Căn cước công dân/ Hộ chiếu.
- Thông tin cư trú: Quê quán và địa chỉ liên lạc.
- Mã số BHXH: Tra cứu trên ứng dụng VssID hoặc trên Cổng Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Số điện thoại: Chính chủ đã được định danh.
- Nơi đăng ký khám chữa bệnh (KCB) ban đầu: Chọn bệnh viện/ phòng khám phù hợp theo danh mục được cấp phép.
Thông tin liên quan đến hợp đồng và mức đóng:
- Ngày bắt đầu làm việc: Căn cứ làm cơ sở báo tăng trong tháng,
- Loại hợp đồng lao động: Hợp đồng thử việc, hợp đồng xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn.
- Mức tiền lương và tỷ lệ đóng BHXH
- Chức danh/ vị trí trong công việc
Biểu mẫu hồ sơ cần chuẩn bị
Thực hiện thao tác trên phần mềm kê khai hoặc Dịch vụ công
- Tờ khai tham gia (Mẫu TK1-TS): Dùng cho người lao động mới chưa có mã số BHXH hoặc cần điều chỉnh thông tin.
- Tờ khai đơn vị (Mẫu D01-TS): Dành cho công ty (chỉ kê khai nếu công ty báo tăng lần đầu hoặc có thay đổi thông tin đơn vị).
- Danh sách lao động (Mẫu D02-TS): Bảng kê chi tiết toàn bộ nhân sự tăng mới.
Nơi nộp hồ sơ
Doanh nghiệp thực hiện kê khai điện tử thông qua Cổng dịch vụ công BHXH hoặc các phần mềm kê khai BHXH khác.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục báo tăng BHXH trên Cổng Dịch vụ công mới nhất 2026
Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ Công Bảo hiểm xã hội đường link sau:
https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn
Bước 2: Sau khi đăng nhập vào phần mềm BHXH, chọn “Kê khai hồ sơ”
Bước 3: Sau đó chọn “Quản lý lao động”, bấm vào dấu +
Bước 4: Điền đầy đủ thông tin có dấu (*)
Sau khi nhập xong các thông tin bấm “Thêm mới”
Bước 5: Sau đó chọn Danh sách thủ tục
Chọn thủ tục 600: để thực hiện tăng lao động.
Bước 6: Chọn “Kỳ kê khai”
- Hệ thống tự động hiển thị tháng, năm hiện tại; số lần kê khai được tự động đánh số từ 01 đến 99.
- Được phép điều chỉnh kỳ kê khai nếu kỳ đó chưa tồn tại trên hệ thống và không vượt quá lần kê khai gần nhất.
- Chọn “Xác nhận” để chuyển sang màn hình kê khai.
Bước 7: Lựa chọn lao động và phân loại kê khai
Chọn “Chọn lao động” để hiển thị danh sách;
Tích chọn người lao động cần kê khai.
Sau đó chọn “Tăng lao động”
Chọn “Áp dụng” để thực hiện kê khai.
Bước 8: Nhập thông tin hồ sơ
- Mẫu D02-TS: Nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc như: phương án, họ tên, mã số BHXH, chức danh, vị trí việc làm, mức lương, loại, hiệu lực hợp đồng và các thông tin liên quan khác như số hợp đồng.
- Mẫu TK1-TS: Nhập các thông tin nhân thân như: họ tên, ngày sinh, quốc tịch, dân tộc, nơi đăng ký khai sinh, địa chỉ, cùng các thông tin bổ sung (nếu có).
- Mẫu D01-TS: Dành cho công ty (chỉ kê khai nếu công ty báo tăng lần đầu hoặc có thay đổi thông tin đơn vị).
Chọn “Lưu” để lưu tạm hồ sơ.
Bước 9: Kiểm tra thông tin
Chọn “Kê khai” để kiểm tra dữ liệu và hoàn tất bước chuẩn bị gửi hồ sơ. Hệ thống sẽ thực hiện thông báo nếu dữ liệu chưa đủ hoặc chưa đúng.
Bước 10: Sau khi không còn bổ sung thông tin gì hệ thống hiện “Xác nhận” và chuyển sang bước ký số và nộp.
Lưu ý chung: Hồ sơ chỉ được hệ thống tiếp nhận khi kê khai đầy đủ, hợp lệ và được ký số hợp lệ theo quy định.
Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về thủ tục báo tăng BHXH trên Cổng Dịch vụ công
Trong quá trình tư vấn và hỗ trợ khách hàng về thủ tục báo tăng bảo hiểm xã hội, MGI đã tổng hợp những thắc mắc phổ biến nhất liên quan dưới đây:
1. Doanh nghiệp phải thực hiện báo tăng BHXH cho người lao động trong thời gian bao lâu kể từ ngày ký hợp đồng?
Theo Luật BHXH 2024, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc (Cụ thể: ngày ký hợp đồng lao động có hiệu lực), doanh nghiệp phải nộp hồ sơ báo tăng cho cơ quan BHXH.
2. Người lao động nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau dài ngày khi đi làm lại có cần báo tăng không?
Có. Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo tăng lại đối với người lao động trở lại làm việc sau thời gian nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, hoặc nghỉ không hưởng lương/tạm hoãn hợp đồng từ 14 ngày trở lên.
3. Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc áp dụng từ năm 2026 cụ thể là bao nhiêu?
Theo quy định tại Điều 32 Luật BHXH 2024, tổng tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc vào các quỹ là 25% tiền lương làm căn cứ đóng, trong đó bao gồm:
- Quỹ ốm đau và thai sản: 3%.
- Quỹ hưu trí vài tử tuất: 22%.
(Lưu ý: Tỷ lệ này chưa bao gồm phần đóng Bảo hiểm y tế và Bảo hiểm thất nghiệp theo các quy định liên quan khác).
4. Khi báo tăng cho người lao động mới chưa có mã số BHXH thì cần làm biểu mẫu nào?
Đối với người lao động mới chưa có mã số BHXH (hoặc cần điều chỉnh thông tin nhân thân), doanh nghiệp cần yêu cầu người lao động kê khai Tờ khai tham gia (Mẫu TK1-TS) để nhập thông tin vào hệ thống song song với Mẫu D02-TS (Danh sách lao động tăng mới).
5. Tại sao hệ thống báo lỗi hoặc không cho phép nộp hồ sơ?
Hệ thống Cổng dịch vụ công Bảo hiểm xã hội chỉ tiếp nhận hồ sơ khi doanh nghiệp đáp ứng đủ 3 điều kiện: kê khai đầy đủ thông tin bắt buộc, thông tin hợp lệ (không bị hệ thống cảnh báo lỗi) và hồ sơ phải được ký số hợp lệ bằng Chữ ký số của doanh nghiệp.
6. Doanh nghiệp có thể tự điều chỉnh “Kỳ kê khai” trên hệ thống không?
Có. Hệ thống sẽ tự động hiển thị tháng/năm hiện tại, nhưng doanh nghiệp được phép điều chỉnh kỳ kê khai với điều kiện kỳ đó chưa tồn tại trên hệ thống và không vượt quá lần kê khai gần nhất.
