Tạm ngừng kinh doanh là giải pháp pháp lý cho phép doanh nghiệp tạm dừng hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định để tái cơ cấu, giải quyết khó khăn tài chính hoặc hoạch định lại chiến lược mà vẫn duy trì tư cách pháp nhân. Thủ tục này giúp doanh nghiệp tránh phải giải thể, đồng thời tối ưu hóa các nghĩa vụ thuế trong thời gian không phát sinh doanh thu.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ, quy trình và các lưu ý pháp lý quan trọng khi thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh, cập nhật theo bối cảnh pháp lý năm 2025.
Căn cứ pháp lý áp dụng
Thủ tục được thực hiện dựa trên hệ thống văn bản pháp luật hiện hành sau:
- Luật Doanh nghiệp 2020 (và các Luật sửa đổi, bổ sung).
- Luật Quản lý thuế 2019.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế.
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP (Quy định chi tiết về đăng ký doanh nghiệp - Văn bản mới).
- Thông tư 68/2025/TT-BTC (Ban hành biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp - Văn bản mới).
- Quyết định 2354/QĐ-BTC ngày 03/07/2025 của Bộ Tài chính về công bố thủ tục hành chính.
Tổng quan về Tạm ngừng kinh doanh
Tạm ngừng kinh doanh là gì?
Tạm ngừng kinh doanh là tình trạng pháp lý mà doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tạm thời dừng toàn bộ hoặc một phần hoạt động kinh doanh nhưng vẫn duy trì tư cách pháp nhân.
Khác với giải thể (chấm dứt sự tồn tại vĩnh viễn), doanh nghiệp tạm ngừng có thể quay lại hoạt động bất cứ lúc nào (trước hoặc đúng thời hạn đã đăng ký).
Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp không được ký kết hợp đồng mới, không xuất hóa đơn, nhưng vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ tài chính còn tồn đọng trước đó.
Điều kiện thực hiện tạm ngừng kinh doanh
Để được cơ quan nhà nước chấp thuận, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện:
- Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp lệ.
- Không đang trong tình trạng bị khóa mã số thuế.
- Không đang trong quá trình làm thủ tục giải thể hoặc phá sản.
- Không thuộc trường hợp bị cơ quan chức năng yêu cầu tạm ngừng do vi phạm pháp luật.
Thời hạn và Tần suất tạm ngừng kinh doanh
Thời hạn mỗi lần thông báo: Không quá 01 năm (12 tháng).
Số lần gia hạn: Theo quy định hiện hành, pháp luật không hạn chế số lần tạm ngừng liên tiếp. Doanh nghiệp có thể gia hạn nhiều lần nếu vẫn chưa sẵn sàng hoạt động trở lại. Tuy nhiên, mỗi lần gia hạn đều phải thực hiện thủ tục thông báo lại cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
Thời gian thông báo và Thời hạn giải quyết (Quy định mới 2025)
Thời hạn gửi thông báo
Theo Khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn tại Quyết định 2354/QĐ-BTC: Doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu tạm ngừng kinh doanh (hoặc trước ngày tiếp tục kinh doanh trước thời hạn). (Lưu ý: Quy định cũ theo Luật Doanh nghiệp 2014 là 15 ngày, hiện nay đã rút ngắn xuống còn 3 ngày để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp).
Thời hạn giải quyết hồ sơ
Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ (theo Quyết định 2354/QĐ-BTC).
Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp có 60 ngày để hoàn thiện hồ sơ.
Thành phần hồ sơ tạm ngừng kinh doanh chi tiết
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ sau đây:
Hồ sơ chung bắt buộc
- Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh (Sử dụng Mẫu số 27, Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC).
- Văn bản ủy quyền (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp đi nộp):
- Trường hợp ủy quyền cho cá nhân: Văn bản ủy quyền (không bắt buộc công chứng) kèm bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân (CCCD/Hộ chiếu).
- Trường hợp ủy quyền cho tổ chức dịch vụ: Bản sao Hợp đồng dịch vụ và Giấy giới thiệu của tổ chức đó cử nhân viên đi nộp.
Hồ sơ riêng theo loại hình doanh nghiệp
Kèm theo Thông báo phải có Quyết định và Biên bản họp của cấp có thẩm quyền cao nhất trong công ty:
- Công ty TNHH Một thành viên:
- Nghị quyết/Quyết định của Chủ sở hữu công ty.
- Công ty TNHH Hai thành viên trở lên:
- Nghị quyết/Quyết định của Hội đồng thành viên.
- Bản sao Biên bản họp của Hội đồng thành viên.
- Công ty Cổ phần:
- Nghị quyết/Quyết định của Hội đồng quản trị.
- Bản sao Biên bản họp của Hội đồng quản trị.
- Công ty Hợp danh:
- Nghị quyết/Quyết định của Hội đồng thành viên.
- Bản sao Biên bản họp của Hội đồng thành viên.
Quy trình thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh (Trực tiếp & Trực tuyến)
Căn cứ Quyết định 2354/QĐ-BTC, quy trình được thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị và Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp lựa chọn một trong các phương thức nộp hồ sơ sau:
Nộp trực tuyến (Khuyên dùng): Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký số/ký xác thực.
Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận Một cửa - Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (hoặc Sở Tài chính tùy địa phương).
Nộp qua dịch vụ bưu chính.
Bước 2: Tiếp nhận và Xử lý
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nhận được Giấy biên nhận (hoặc Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử).
Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trong vòng 01 ngày làm việc.
Bước 3: Nhận kết quả
Hồ sơ hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh. Đồng thời, hệ thống sẽ tự động chuyển trạng thái pháp lý của doanh nghiệp và các đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) sang trạng thái "Tạm ngừng kinh doanh".
Hồ sơ không hợp lệ: Doanh nghiệp nhận Thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nêu rõ lý do cần sửa).
Bước 4: Liên thông dữ liệu Thuế
Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin tạm ngừng sang Cơ quan Thuế. Doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ thông báo riêng cho cơ quan thuế.
Nghĩa vụ của Doanh nghiệp trong thời gian tạm ngừng
Đây là phần quan trọng nhất để tránh các rủi ro bị phạt hoặc truy thu thuế sau này.
Nghĩa vụ Kê khai Thuế và Lệ phí môn bài
Về hồ sơ khai thuế (GTGT, TNCN...):
- Nếu tạm ngừng trọn vẹn cả tháng/quý/năm dương lịch: Doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ khai thuế.
- Nếu tạm ngừng không trọn kỳ (Ví dụ: Tạm ngừng từ ngày 02/01): Doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế cho kỳ đó, dù chỉ hoạt động 01 ngày.
Về Báo cáo quyết toán năm: Doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ quyết toán thuế năm cho khoảng thời gian đã hoạt động trong năm (trước khi tạm ngừng).
Về Lệ phí môn bài:
- Được miễn lệ phí môn bài của năm tạm ngừng nếu: Gửi thông báo tạm ngừng trước ngày 30/01 của năm đó và chưa nộp lệ phí.
- Nếu thông báo sau ngày 30/01 hoặc đã nộp lệ phí thì không được hoàn trả.
Nghĩa vụ Tài chính và Hợp đồng
Trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp phải:
- Nộp đủ số thuế còn nợ (nếu có) trước khi bắt đầu tạm ngừng.
- Tiếp tục thanh toán các khoản nợ, hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động (trừ trường hợp có thỏa thuận khác với các bên liên quan).
- Không được ký kết hợp đồng kinh tế mới, không được xuất hóa đơn bán hàng hóa/dịch vụ.
Các trường hợp đặc biệt và Lưu ý mới từ 2026
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Quyết định 2354/QĐ-BTC, có một số điểm mới doanh nghiệp cần lưu ý:
1. Xác thực điện tử bắt buộc: Người nộp hồ sơ, người ủy quyền và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử để nộp hồ sơ trực tuyến.
2. Gián đoạn kết nối dữ liệu: Trường hợp hệ thống kết nối giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bị gián đoạn, hồ sơ đăng ký phải kèm theo bản sao Thẻ Căn cước/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực của các cá nhân liên quan.
3. Tình trạng của đơn vị phụ thuộc: Khi doanh nghiệp mẹ tạm ngừng, tất cả các Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Địa điểm kinh doanh trực thuộc cũng sẽ tự động chuyển sang trạng thái tạm ngừng. Doanh nghiệp không cần làm thủ tục riêng cho từng đơn vị phụ thuộc.
4. Các trường hợp bị từ chối: Cơ quan đăng ký sẽ từ chối cấp xác nhận tạm ngừng nếu doanh nghiệp thuộc các trường hợp:
- Đang trong quá trình giải thể.
- Đang bị ra quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Đang trong tình trạng pháp lý "Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký".
Thủ tục tiếp tục kinh doanh trước thời hạn
Nếu doanh nghiệp muốn quay lại hoạt động sớm hơn thời gian đã đăng ký (Ví dụ: Đăng ký nghỉ 1 năm nhưng sau 6 tháng đã muốn hoạt động lại), doanh nghiệp cần làm thủ tục Thông báo tiếp tục kinh doanh trước thời hạn.
- Thời hạn thông báo: Chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu hoạt động trở lại.
- Hồ sơ: Tương tự như hồ sơ tạm ngừng (Thay mẫu thông báo tạm ngừng bằng mẫu Thông báo tiếp tục kinh doanh).
- Lệ phí: Không mất phí.
Chi phí thực hiện thủ tục
Lệ phí nhà nước:
- Thủ tục đăng ký tạm ngừng kinh doanh: Miễn lệ phí (Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
- Thủ tục đăng ký tiếp tục kinh doanh trước thời hạn: Miễn lệ phí.
Phí công bố thông tin: Doanh nghiệp phải nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia (Mức phí theo quy định tại thời điểm nộp, thường là 100.000 VNĐ).
Phí dịch vụ (nếu thuê đơn vị ngoài): Tùy thuộc vào đơn vị tư vấn, dao động từ 800.000 - 1.000.000 VNĐ (đã bao gồm phí công bố và soạn thảo hồ sơ).
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu 1: Tôi có cần nộp hồ sơ giấy sau khi đã nộp qua mạng không?
Không. Hiện nay quy trình được thực hiện hoàn toàn trên môi trường mạng. Kết quả được trả về dưới dạng văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.
Câu 2: Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có bị thanh tra thuế không?
Về nguyên tắc, trong thời gian tạm ngừng doanh nghiệp không phát sinh hoạt động nên ít bị thanh tra. Tuy nhiên, cơ quan thuế vẫn có quyền kiểm tra việc chấp hành pháp luật thuế của giai đoạn trước khi tạm ngừng hoặc nếu phát hiện doanh nghiệp có dấu hiệu kinh doanh "chui" trong thời gian tạm ngừng.
Câu 3: Hết thời hạn tạm ngừng mà không thông báo hoạt động lại thì sao?
Hết thời hạn đăng ký, hệ thống sẽ tự động chuyển trạng thái của doanh nghiệp về "Đang hoạt động". Khi đó, doanh nghiệp mặc nhiên phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ kê khai thuế và nộp lệ phí môn bài. Nếu không thực hiện, sẽ bị xử phạt hành chính về thuế.
Câu 4: Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp có được xuất hóa đơn không?
Tuyệt đối không. Theo quy định, trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp không được thực hiện các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, do đó không được phép xuất hóa đơn.
Trường hợp ngoại lệ: Doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn để thực hiện các hợp đồng đã ký trước thời điểm tạm ngừng (nếu khách hàng đồng ý) hoặc xuất hóa đơn thanh lý tài sản để trả nợ. Tuy nhiên, việc này cần thông báo và giải trình rõ với cơ quan thuế để tránh bị phạt.
Câu 5: Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có phải đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho nhân viên không?
Nếu doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động trong thời gian tạm ngừng kinh doanh:
- Người lao động nghỉ việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì doanh nghiệp không phải đóng BHXH tháng đó.
- Doanh nghiệp phải làm thủ tục báo giảm lao động với cơ quan BHXH ngay khi có quyết định tạm ngừng.
Câu 6: Đang tạm ngừng kinh doanh có được làm thủ tục giải thể công ty không?
Được. Pháp luật cho phép doanh nghiệp chuyển từ trạng thái tạm ngừng kinh doanh sang giải thể bất cứ lúc nào nếu nhận thấy không thể tiếp tục hoạt động. Lưu ý: Để giải thể, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục khôi phục mã số thuế (nếu cần xử lý nợ thuế) hoặc thực hiện các nghĩa vụ thanh toán nợ tồn đọng trước khi nộp hồ sơ giải thể chính thức.
Câu 7: Thời gian tạm ngừng kinh doanh tối đa là bao lâu?
Theo quy định hiện hành, mỗi lần thông báo tạm ngừng kinh doanh không được quá 01 năm (12 tháng). Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể gia hạn nhiều lần liên tiếp. Lưu ý là mỗi lần gia hạn đều phải nộp hồ sơ thông báo lại cho Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước khi hết hạn cũ.
Câu 8: Có được ký hợp đồng kinh tế mới khi đang tạm ngừng kinh doanh không?
Không. Bản chất của tạm ngừng kinh doanh là dừng các hoạt động thương mại. Doanh nghiệp không được ký kết hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ mới, không được tham gia đấu thầu. Doanh nghiệp chỉ được thực hiện các giao dịch nhằm giải quyết các khoản nợ cũ, chi trả lương cho nhân viên hoặc duy trì trụ sở (điện, nước, thuê văn phòng) trong thời gian này.
KẾT LUẬN
Việc tuân thủ đúng quy trình thông báo tạm ngừng kinh doanh là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp không cần thực hiệm nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp. Với những thay đổi về thời gian thông báo (03 ngày) và quy trình xác thực điện tử từ năm 2025, doanh nghiệp cần cập nhật kỹ lưỡng để hồ sơ được thông qua nhanh chóng.
Nếu Quý doanh nghiệp cần hỗ trợ hoàn tất thủ tục nhanh chóng và chính xác theo quy định mới nhất năm 2026, hãy liên hệ ngay với MGI Consulting để được tư vấn giải pháp trọn gói.
Xem chi tiết dịch vụ hỗ trợ của MGI: Dịch vụ tư vấn tạm ngừng kinh doanh 2026
