logo MGI

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài (trọn gói)

Giải pháp pháp lý tối ưu giúp thương nhân nước ngoài hiện diện thương mại tại Việt Nam để xúc tiến đầu tư và nghiên cứu thị trường. Chúng tôi cam kết quy trình thủ tục nhanh chóng, tuân thủ tuyệt đối quy định của Luật Thương mại và các điều ước quốc tế.

  • Tư vấn điều kiện và thẩm định hồ sơ pháp lý (MIỄN PHÍ)
  • Soạn thảo & Chuẩn hóa hồ sơ xin cấp phép
  • Đại diện thực hiện thủ tục tại Sở Công Thương
  • Khắc con dấu & Đăng ký Mã số thuế
  • Bàn giao kết quả & Tư vấn vận hành sau thành lập
Liên hệ với chuyên gia

Bạn đã thực sự lường trước 4 rủi ro pháp lý khi tự thành lập văn phòng đại diện?

Nhiều nhà đầu tư lầm tưởng Văn phòng đại diện (VPĐD) có thủ tục đơn giản như công ty thông thường. Tuy nhiên, vì yếu tố "thương nhân nước ngoài", các yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng minh tài chính rất khắt khe.
RỦI RO VỀ TÍNH HỢP PHÁP CỦA HỒ SƠ NƯỚC NGOÀI

Các tài liệu từ nước ngoài (Giấy phép kinh doanh, Báo cáo tài chính) bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng đúng quy định. Nếu sai sót về hình thức hoặc nội dung dịch thuật không chuẩn xác, Sở Công Thương sẽ từ chối thụ lý hồ sơ ngay từ đầu.

KHÔNG CHỨNG MINH ĐƯỢC NĂNG LỰC TÀI CHÍNH

Thương nhân nước ngoài phải chứng minh đã hoạt động ít nhất 01 năm tại nước sở tại. Đồng thời, báo cáo tài chính phải thể hiện rõ tình hình hoạt động có lãi hoặc hoàn thành nghĩa vụ thuế. Nhiều hồ sơ bị trả về do báo cáo tài chính không rõ ràng hoặc thiếu xác nhận của cơ quan thuế/kiểm toán độc lập.

ĐỊA ĐIỂM ĐẶT VĂN PHÒNG KHÔNG HỢP LỆ

Luật pháp Việt Nam quy định rất chặt chẽ về địa điểm đặt trụ sở. Nếu địa chỉ thuê là nhà ở riêng lẻ, chung cư không có chức năng thương mại hoặc không cung cấp được giấy tờ pháp lý của bên cho thuê (Sổ đỏ, Giấy phép xây dựng), hồ sơ sẽ bị từ chối cấp phép.

RỦI RO HOẠT ĐỘNG SAI CHỨC NĂNG SAU CẤP PHÉP

Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời trực tiếp (ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn). Nếu VPĐD thực hiện các hoạt động này mà không nắm rõ luật, thương nhân nước ngoài sẽ bị xử phạt hành chính nặng nề và buộc phải chấm dứt hoạt động.

Bạn nhận được gì từ dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của MGI Consulting?

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói, thay mặt thương nhân nước ngoài xử lý toàn bộ quy trình hành chính phức tạp tại Việt Nam.
  • Tư vấn và Thẩm định hồ sơ sơ bộ (MIỄN PHÍ)
  • Kiểm tra tính hợp lệ của Giấy phép công ty mẹ và Báo cáo tài chính. Tư vấn về điều kiện địa điểm đặt trụ sở và người đứng đầu Văn phòng đại diện để đảm bảo khả năng được cấp phép cao nhất.
  • Soạn thảo và Chuẩn hóa hồ sơ xin cấp phép
  • Soạn thảo bộ hồ sơ đầy đủ theo mẫu quy định của Bộ Công Thương: Đơn đề nghị cấp giấy phép, Thư bổ nhiệm Trưởng văn phòng đại diện, Bản giải trình... và hỗ trợ dịch thuật công chứng các tài liệu nước ngoài.
  • Đại diện Nộp hồ sơ và Giải trình
  • Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ tại Sở Công Thương. Trực tiếp làm việc và giải trình với chuyên viên thụ lý hồ sơ trong trường hợp có yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
  • Đăng ký Con dấu và Mã số thuế
  • Sau khi có Giấy phép thành lập, chúng tôi tiếp tục thực hiện thủ tục khắc con dấu tròn, đăng ký mẫu dấu tại cơ quan Công an và đăng ký cấp Mã số thuế cho Văn phòng đại diện (Mã số thuế 13 số) tại Cục Thuế.
  • Bàn giao và Tư vấn sau thành lập
  • Bàn giao trọn bộ kết quả (Giấy phép, Con dấu, Mã số thuế). Tư vấn các thủ tục bắt buộc phải làm hằng năm: Báo cáo hoạt động định kỳ gửi Sở Công Thương, quy định về lao động và thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.

Quy trình dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của MGI Consulting 

111-01
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu & Tư vấn sơ bộ
Ghi nhận thông tin từ công ty mẹ tại nước ngoài. Tư vấn các tài liệu cần chuẩn bị và hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại nước sở tại.
2-01
Bước 2: Soạn thảo & Hoàn thiện hồ sơ
Rà soát tình trạng pháp lý của Doanh nghiệp mục tiêu (bên nhận vốn) và đối chiếu ngành nghề với biểu cam kết WTO để đảm bảo điều kiện tiếp cận thị trường.
3-01
Bước 3: Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương
Đại diện nộp hồ sơ trực tuyến và hồ sơ giấy tới Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở. Theo dõi tiến độ và xử lý các yêu cầu bổ sung.
4-01
Bước 4: Nhận Giấy phép thành lập
Nhận kết quả Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện sau khoảng 15 – 20 ngày làm việc (kể từ khi hồ sơ hợp lệ).
5-01
Bước 5: Khắc dấu & Đăng ký thuế
Thực hiện thủ tục khắc con dấu pháp nhân tại cơ quan Công an và đăng ký mã số thuế với cơ quan Thuế để hoàn tất thủ tục pháp lý.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện quan trọng nhất để công ty nước ngoài mở VPĐD là gì?
Công ty nước ngoài phải được thành lập hợp pháp và đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập. Nếu Giấy phép kinh doanh có thời hạn, thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm.
Văn phòng đại diện có được phép kinh doanh, ký hợp đồng không?
KHÔNG. Văn phòng đại diện chỉ có chức năng liên lạc, tìm hiểu thị trường và xúc tiến thương mại. VPĐD không được phép thực hiện các hoạt động sinh lời trực tiếp, không được ký kết hợp đồng kinh tế, không được xuất hóa đơn bán hàng.
Trưởng Văn phòng đại diện có thể là người nước ngoài không?
Được. Trưởng VPĐD có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Nếu là người nước ngoài, họ phải có Giấy phép lao động (Work Permit) và Thẻ tạm trú để làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện có phải nộp thuế không?
VPĐD không thực hiện hoạt động kinh doanh nên không phải nộp thuế Môn bài (lệ phí môn bài) và thuế Thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, VPĐD có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế Thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng.
Thời hạn của Giấy phép Văn phòng đại diện là bao lâu?
Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn tối đa là 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy phép kinh doanh của thương nhân nước ngoài (nếu có). Khi hết hạn, thương nhân có thể làm thủ tục gia hạn.
Có thể sử dụng địa chỉ chung cư để làm trụ sở văn phòng đại diện không?
KHÔNG ĐƯỢC PHÉP, trừ khi đó là căn hộ văn phòng (Officetel) nằm trong tòa nhà hỗn hợp có chức năng thương mại đã được cơ quan nhà nước phê duyệt. Chung cư chỉ có mục đích để ở không được phép sử dụng làm trụ sở VPĐD.