Kể từ ngày 01/07/2025, thời điểm Luật Doanh nghiệp 2025 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, các quy định về thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp sẽ có những điều chỉnh quan trọng bắt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ. Việc cập nhật thông tin pháp lý kịp thời không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp, minh bạch trong mắt đối tác và cơ quan quản lý, mà còn là "lá chắn" bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc gián đoạn hoạt động.

Trong bài viết này, MGI Consulting sẽ phân tích chi tiết cơ sở pháp lý, vai trò và những điểm cốt yếu trong quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2026, giúp Quý doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Cơ sở pháp lý và Tầm quan trọng của việc thay đổi đăng ký kinh doanh (Luật mới cập nhật 2025)

Để thực hiện đúng quy trình, trước hết doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất pháp lý và các căn cứ luật định mới nhất áp dụng cho năm 2025.

Thay đổi đăng ký kinh doanh là gì?

Thay đổi đăng ký kinh doanh (hay thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp) là thủ tục hành chính nhằm điều chỉnh, cập nhật một hoặc nhiều thông tin mà doanh nghiệp đã ghi nhận trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mục đích là để đảm bảo thông tin pháp lý luôn phản ánh đúng thực tế hoạt động và cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty.

Các nội dung thay đổi phổ biến bao gồm:

• Thay đổi Tên doanh nghiệp (Tiếng Việt, Tiếng nước ngoài, Tên viết tắt).
• Thay đổi Địa chỉ trụ sở chính (Chuyển quận, chuyển tỉnh).
• Thay đổi Vốn điều lệ, Tỷ lệ góp vốn.
• Thay đổi Danh sách thành viên (Công ty TNHH) hoặc Cổ đông sáng lập (Công ty Cổ phần - trong trường hợp chưa niêm yết).
• Thay đổi Người đại diện theo pháp luật.
• Bổ sung, rút bớt Ngành nghề kinh doanh.
• Cập nhật thông tin về Chủ sở hữu hưởng lợi (Điểm nhấn quan trọng trong quy định mới).

Việc thực hiện thủ tục này không đơn thuần là nghĩa vụ hành chính, mà là bước chuẩn hóa hồ sơ pháp lý bắt buộc. Đây là căn cứ duy nhất để doanh nghiệp được công nhận hợp pháp trong các giao dịch với Ngân hàng, Cơ quan Thuế và Đối tác đầu tư.

Tại sao phải cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn?

Trong bối cảnh dữ liệu doanh nghiệp được số hóa và liên thông chặt chẽ giữa các Bộ ngành, việc chậm trễ cập nhật thông tin sẽ gây ra nhiều hệ quả pháp lý:

1. Đảm bảo tính hợp pháp và Minh bạch: Giúp thông tin của doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận trùng khớp hoàn toàn với dữ liệu trên Hệ thống thông tin quốc gia và hồ sơ Thuế.
2. Tăng độ tín nhiệm: Khách hàng, Ngân hàng và Đối tác luôn thực hiện thẩm định pháp lý trước khi ký kết. Một hồ sơ sai lệch thông tin sẽ làm giảm uy tín doanh nghiệp nghiêm trọng.
3. Phòng tránh rủi ro bị xử phạt: Theo quy định xử phạt vi phạm hành chính (căn cứ Nghị định 122/2022/NĐ-CP), hành vi chậm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có thể bị phạt tiền lên đến 20.000.000 VNĐ.
4. Vận hành nội bộ thuận lợi: Việc xác định đúng Người đại diện pháp luật, địa chỉ liên hệ và vốn điều lệ giúp các quyết định quản trị và giao dịch tài chính diễn ra thuận lợi, tránh tranh chấp nội bộ.

Căn cứ pháp lý áp dụng từ 01/07/2025

Quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2025 được điều chỉnh trực tiếp bởi hệ thống văn bản pháp luật mới nhất sau đây:

• Luật Doanh nghiệp 2025 (Văn bản hợp nhất 67/VBHN-VPQH): Quy định nền tảng về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp khi có sự thay đổi nội dung đăng ký.
• Nghị định 168/2025/NĐ-CP: Văn bản hướng dẫn chi tiết về bộ hồ sơ, trình tự thực hiện, phương thức nộp hồ sơ qua mạng và thời hạn công bố thông tin.
• Các Luật liên quan: Luật Đầu tư, Luật Quản lý thuế và Luật Tổ chức chính quyền địa phương (bổ trợ cho các thủ tục liên quan đến dự án đầu tư và nghĩa vụ thuế sau thay đổi).

Các trường hợp bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Theo quy định tại Điều 28 và Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 (và các văn bản hướng dẫn thi hành năm 2025), khi có bất kỳ sự điều chỉnh nào liên quan đến thông tin đã đăng ký, doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thực hiện thủ tục thông báo/đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.

Dưới đây là 07 trường hợp phổ biến nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý:

Thay đổi Tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp là yếu tố định danh quan trọng nhất. Khi đổi tên (bao gồm Tên tiếng Việt, Tên tiếng nước ngoài hoặc Tên viết tắt), doanh nghiệp phải đảm bảo tên mới không trùng hoặc gây nhầm lẫn theo quy định tại Điều 37-41 Luật Doanh nghiệp 2020.

Lưu ý: Việc đổi tên không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp với bên thứ ba, nhưng sẽ kéo theo hàng loạt thủ tục hành chính sau đó như: Khắc lại con dấu, Thay đổi hóa đơn điện tử, Thông báo với Ngân hàng, Bảo hiểm xã hội và cập nhật thông tin trên các Hợp đồng kinh tế đang thực hiện.

Thay đổi Địa chỉ trụ sở chính

Thủ tục này thường phát sinh khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc thay đổi địa điểm hoạt động.

Trường hợp 1: Chuyển địa chỉ trong cùng quận/xã. Thủ tục đơn giản, chỉ cần nộp hồ sơ thay đổi tại Sở Tài chính.

Trường hợp 2: Chuyển địa chỉ sang quận/xã hoặc tỉnh/thành phố khác. Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục Chốt thuế (chuyển quận) tại cơ quan quản lý thuế cũ trước, sau đó mới nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Tài chính nơi chuyển đến. Con dấu pháp nhân cũng cần phải khắc lại nếu trên dấu có thể hiện thông tin quận/xã cũ.

Thay đổi, Bổ sung Ngành nghề kinh doanh

Doanh nghiệp có quyền tự do kinh doanh những ngành nghề pháp luật không cấm (theo Khoản 1 Điều 7 Luật Doanh nghiệp). Khi chiến lược kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp cần:

Tra cứu mã ngành cấp 4: Sử dụng Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg) để áp mã chính xác.

Ngành nghề có điều kiện: Nếu bổ sung các ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như Bất động sản, Giáo dục, Y tế...), doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng đủ các điều kiện về Vốn pháp định, Chứng chỉ hành nghề hoặc Giấy phép con trước khi hoạt động.

Thay đổi Vốn điều lệ (Tăng/Giảm vốn)

Vốn điều lệ phản ánh năng lực tài chính và cam kết trách nhiệm tài sản của doanh nghiệp.

• Tăng vốn: Doanh nghiệp có thể tăng vốn thông qua việc góp thêm vốn của thành viên hiện hữu hoặc tiếp nhận vốn từ thành viên mới.
• Giảm vốn: Chỉ được thực hiện trong một số trường hợp cụ thể quy định tại Luật Doanh nghiệp (như hoàn trả vốn góp sau 2 năm hoạt động liên tục...).

Lưu ý: Việc thay đổi vốn điều lệ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mức Lệ phí môn bài phải đóng hàng năm và các chỉ số tài chính khi vay vốn ngân hàng.

Thay đổi Thành viên/Cổ đông và Tỷ lệ sở hữu

Công ty TNHH: Phải thực hiện thủ tục thay đổi khi có sự chuyển nhượng vốn góp, tiếp nhận thành viên mới hoặc thành viên rút vốn. Nếu số lượng thành viên thay đổi (còn 01 thành viên hoặc tăng lên từ 02 thành viên), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Công ty Cổ phần:

• Thay đổi cổ đông phổ thông (trong nước): Không phải thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh (trừ trường hợp công ty chưa niêm yết), nhưng bắt buộc phải cập nhật vào Sổ đăng ký cổ đông.
• Thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài: Bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thay đổi Người đại diện theo pháp luật

Khi thay đổi người đứng đầu (Giám đốc/Tổng Giám đốc/Chủ tịch), doanh nghiệp cần lưu ý:

• Người mới phải từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp.
• Người đại diện mới không nhất thiết phải là thành viên góp vốn/cổ đông của công ty.
• Nếu người đại diện cũ đang bỏ trốn hoặc không hợp tác bàn giao, doanh nghiệp vẫn có quyền thực hiện thủ tục thay đổi (cần có biên bản họp hợp lệ của chủ sở hữu).

Các trường hợp thay đổi khác

Ngoài các nội dung chính trên, doanh nghiệp cũng cần cập nhật thông tin trong các trường hợp:

• Thay đổi thông tin cá nhân: Cập nhật số CCCD/Hộ chiếu mới của người đại diện pháp luật, thành viên, cổ đông trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thay đổi địa giới hành chính: Khi cơ quan nhà nước có quyết định sáp nhập/đổi tên phường, xã, quận, huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Thay đổi thông tin thuế/liên lạc: Cập nhật số điện thoại, email nhận thông báo thuế.

Quy trình, Hồ sơ pháp lý và Trình tự thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh (Cập nhật 2025)

Để đảm bảo hồ sơ được chấp thuận ngay từ lần nộp đầu tiên và tránh các rủi ro bị trả về do thiếu sót, Quý doanh nghiệp cần nắm vững các điều kiện tiên quyết, thành phần hồ sơ chi tiết cho từng trường hợp và lộ trình thực hiện theo quy định mới nhất của Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Điều kiện tiên quyết để thực hiện thủ tục

Trước khi tiến hành nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát và đảm bảo đáp ứng các điều kiện pháp lý sau:

• Trạng thái hoạt động: Doanh nghiệp phải đang trong trạng thái hoạt động bình thường, không thuộc diện đang làm thủ tục giải thể, phá sản hoặc bị khóa mã số thuế do vi phạm.
• Tính pháp lý của nội dung thay đổi: Tên dự kiến không bị trùng lặp; Ngành nghề bổ sung phải nằm trong hệ thống ngành kinh tế Việt Nam; Địa chỉ trụ sở mới phải có chức năng kinh doanh hợp pháp (không đặt tại chung cư để ở).
• Nghĩa vụ thuế: Đối với các trường hợp giảm vốn hoặc chuyển trụ sở sang quận/huyện/tỉnh khác, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn tất nghĩa vụ thuế và thủ tục "chốt thuế" với cơ quan quản lý thuế hiện tại trước khi nộp hồ sơ sang cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bộ hồ sơ chuẩn cho từng nội dung thay đổi cụ thể

Căn cứ theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, tùy thuộc vào nội dung cần điều chỉnh, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ tương ứng như sau:

Hồ sơ thay đổi Tên doanh nghiệp hoặc Địa chỉ trụ sở chính

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo Mẫu số 12 Thông tư 68/2025), do người đại diện theo pháp luật ký.

Nghị quyết và Biên bản họp thông qua việc thay đổi:

• Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của Chủ sở hữu.
• Công ty TNHH 2 thành viên trở lên/Công ty Hợp danh: Biên bản họp và Nghị quyết của Hội đồng thành viên.
• Công ty Cổ phần: Biên bản họp và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

Giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật) kèm bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.

Hồ sơ thay đổi, bổ sung Ngành nghề kinh doanh

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo Mẫu số 12 Thông tư 68/2025).

Nghị quyết và Biên bản họp của cấp có thẩm quyền (Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông/Chủ sở hữu) về việc bổ sung hoặc rút bớt ngành nghề.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần tra cứu và áp mã ngành kinh tế cấp 4 chính xác theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.

Hồ sơ Tăng/Giảm Vốn điều lệ

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Nghị quyết và Biên bản họp về việc thay đổi vốn điều lệ.

Đối với trường hợp có thành viên mới góp vốn: Giấy tờ xác nhận việc góp vốn của thành viên mới.

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI): Cần có Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư (Sở Tài chính) trước khi thực hiện thay đổi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi Người đại diện theo pháp luật

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện mới.

Nghị quyết và Biên bản họp về việc miễn nhiệm người đại diện cũ và bầu/bổ nhiệm người đại diện mới.

Lưu ý: Người đại diện mới không được thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp (như người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, người mất năng lực hành vi dân sự...).

Hồ sơ Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Đây là thủ tục phức tạp nhất, hồ sơ bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo loại hình mới).

Điều lệ công ty (đã sửa đổi theo loại hình mới).

Danh sách thành viên (đối với Công ty TNHH) hoặc Danh sách cổ đông sáng lập (đối với Công ty Cổ phần).

Hợp đồng chuyển nhượng vốn hoặc Biên bản cam kết chịu trách nhiệm nợ (đối với trường hợp chuyển từ Doanh nghiệp tư nhân).

Bản sao giấy tờ pháp lý của các thành viên/cổ đông mới.

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi (Hướng dẫn nộp Online)

Hiện nay, để tiết kiệm thời gian và được miễn 100% lệ phí nhà nước, MGI khuyến khích doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Truy cập website https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/ và đăng nhập bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc Chữ ký số công cộng (Token).

Bước 2: Tạo hồ sơ thay đổi

• Chọn chức năng "Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc".
• Nhập Mã số thuế (Mã số doanh nghiệp) để hệ thống trích xuất dữ liệu hiện tại.
• Lựa chọn các khối thông tin cần thay đổi (Tên, Vốn, Địa chỉ, Người đại diện...).

Bước 3: Kê khai và Đính kèm tài liệu

• Nhập thông tin mới vào các trường dữ liệu tương ứng.
• Scan toàn bộ hồ sơ bản giấy (đã ký tên, đóng dấu đầy đủ) sang định dạng PDF hoặc JPG.
• Tải tài liệu lên hệ thống vào các mục tương ứng.

Bước 4: Ký số và Nộp hồ sơ

• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền sử dụng Chữ ký số (Token) hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh để ký xác thực hồ sơ.
• Nhấn nút "Nộp hồ sơ". Hệ thống sẽ gửi Giấy biên nhận qua email.

Bước 5: Theo dõi và Nhận kết quả

• Thời gian xử lý: Trong vòng 03 ngày làm việc.
• Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (Doanh nghiệp có thể nhận bản cứng tại Sở Tài chính hoặc đăng ký nhận qua bưu điện).
• Nếu hồ sơ cần sửa đổi: Doanh nghiệp sẽ nhận được Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ qua email. Doanh nghiệp cần chỉnh sửa theo hướng dẫn và nộp lại (quy trình lại từ đầu nhưng không mất phí).

Lệ phí nhà nước và Thời hạn giải quyết (Áp dụng từ 01/07/2025)

Căn cứ theo Thông tư 64/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức thu phí và thời gian giải quyết thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh được quy định như sau:

Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày Cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ (theo Khoản 5 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020).

Biểu phí, lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh được điều chỉnh giảm để hỗ trợ doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Nội dung thu	Mức thu (VNĐ)	Ghi chú
Lệ phí thay đổi nội dung ĐKDN	25.000 đ/lần	Giảm 50% so với quy định cũ (Thông tư 47/2019)
Phí công bố nội dung ĐKDN	100.000 đ/lần	Bắt buộc đối với mọi hồ sơ thay đổi
Nộp hồ sơ qua mạng điện tử	Miễn phí (0đ)	Miễn lệ phí thay đổi, chỉ đóng phí công bố

Lưu ý quan trọng: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày. Việc không công bố hoặc công bố chậm trễ sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định.

Những công việc bắt buộc sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Việc nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chưa phải là bước cuối cùng. Để đảm bảo tính đồng bộ của dữ liệu pháp lý trên toàn hệ thống quản lý nhà nước và tránh các rủi ro xử phạt hành chính không đáng có, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước hậu kiểm dưới đây.

Công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia (Bắt buộc)

Đây là bước pháp lý quan trọng nhất để Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới bổ sung hiệu lực của thông tin mới đối với bên thứ ba.

Quy định: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp có trách nhiệm công bố nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Mục đích: Xác nhận tính hợp pháp của các thay đổi (Tên, Vốn, Địa chỉ...) và cập nhật dữ liệu công khai cho đối tác, ngân hàng tra cứu.

Chế tài xử phạt: Nếu không công bố hoặc công bố quá hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 10 – 15 triệu đồng (căn cứ theo Nghị định 122/2022/NĐ-CP).

Các thủ tục đặc thù theo từng nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp

Tùy thuộc vào việc doanh nghiệp vừa thay đổi nội dung gì, các đầu việc tiếp theo sẽ khác nhau. Cụ thể:

Trường hợp Thay đổi Tên doanh nghiệp

Việc đổi tên kéo theo sự thay đổi của toàn bộ hệ thống nhận diện thương hiệu và pháp lý:

• Khắc con dấu pháp nhân mới: Do tên doanh nghiệp thể hiện trên con dấu đã thay đổi.
• Hóa đơn điện tử: Thông báo điều chỉnh thông tin với Cơ quan Thuế (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) và cập nhật lại tên trên phần mềm xuất hóa đơn.
• Biển hiệu: Làm lại biển hiệu tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Tài sản số: Cập nhật tên mới trên Website, Chữ ký số (Token), Email và các ấn phẩm truyền thông.

Trường hợp Thay đổi Địa chỉ trụ sở chính

• Biển hiệu: Treo biển hiệu mới ngay khi chuyển đến để tránh việc cơ quan thuế kiểm tra đột xuất ghi nhận "Doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký".
• Con dấu: Khắc lại dấu mới nếu trên dấu cũ có thể hiện thông tin Quận/Xã/Tỉnh (đối với dấu khắc theo mẫu cũ).
• Cơ quan Thuế:
  • Cùng quận: Chỉ cần cập nhật tờ khai thuế.
  • Khác quận/Khác tỉnh: Phải hoàn tất thủ tục chốt nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế cũ trước khi đăng ký tại địa phương mới.
• Bảo hiểm xã hội: Nếu địa chỉ mới thuộc địa bàn quản lý của cơ quan BHXH khác, cần làm thủ tục chốt sổ và chuyển quản lý.

Trường hợp Thay đổi Người đại diện theo pháp luật

• Ngân hàng (Quan trọng nhất): Phải ra ngân hàng làm thủ tục thay đổi chủ tài khoản/người ủy quyền ngay lập tức để tránh bị đóng băng giao dịch.
• Giấy phép con: Cập nhật tên người đại diện mới trên các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh (PCCC, ANTT, Vệ sinh ATTP...).
• Thông báo đối tác: Gửi công văn thông báo người ký tá mới để đảm bảo tính hợp lệ của các hợp đồng sắp ký kết.

Trường hợp Thay đổi Vốn điều lệ

• Lệ phí môn bài: Nếu tăng vốn làm thay đổi bậc lệ phí môn bài, doanh nghiệp phải nộp Tờ khai lệ phí môn bài bổ sung trước ngày 31/12 của năm tăng vốn.
• Thuế TNCN: Kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (nếu có phát sinh chênh lệch từ việc chuyển nhượng vốn).
• Báo cáo tài chính: Cập nhật số liệu nguồn vốn chủ sở hữu trong sổ sách kế toán và báo cáo tài chính năm.

Cập nhật thông tin với bên thứ ba và Điều chỉnh giấy phép con

Sau khi hoàn tất các bước trên, doanh nghiệp cần rà soát đồng bộ thông tin trên diện rộng:

Ngân hàng: Cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho ngân hàng để tránh gián đoạn giao dịch thanh toán quốc tế hoặc giải ngân.

Giấy phép con: Nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề có điều kiện (Vận tải, Du lịch, Y tế, Xây dựng...), bắt buộc phải làm thủ tục điều chỉnh các giấy phép này cho khớp với thông tin mới.

Hợp đồng: Soạn thảo các Phụ lục hợp đồng để điều chỉnh thông tin với khách hàng, nhà cung cấp và người lao động (nếu cần thiết).

Thông báo và Lưu trữ hồ sơ

Thông báo đối tác: Gửi email hoặc công văn chính thức thông báo về việc thay đổi thông tin (Tên, Địa chỉ, Người đại diện...) để đối tác cập nhật vào hệ thống quản lý nhà cung cấp của họ, đảm bảo việc xuất hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp được chính xác.

Lưu trữ hồ sơ: Theo quy định của Luật Kế toán và Luật Doanh nghiệp, toàn bộ hồ sơ thay đổi (Quyết định, Biên bản họp, Giấy chứng nhận cũ và mới...) phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Đây là tài liệu quan trọng phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra thuế và pháp lý sau này.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2025

Trong quá trình hỗ trợ pháp lý cho hàng nghìn doanh nghiệp, MGI Consulting đã tổng hợp những thắc mắc phổ biến nhất liên quan đến quy định mới về thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2025 dưới đây:

1. Nộp hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh ở đâu?

Theo Điều 20 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ phụ thuộc vào loại hình kinh doanh:

• Đối với Doanh nghiệp: Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính.
• Đối với Hộ kinh doanh cá thể: Nộp tại Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp Quận/Huyện.
• Hình thức nộp: Hiện nay, phương thức nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia đang được áp dụng phổ biến và khuyến khích sử dụng.

2. Thời gian xử lý và Lệ phí nhà nước là bao nhiêu?

Thời gian: Theo quy định, hồ sơ sẽ được xử lý trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Lệ phí: Từ 01/07/2025, theo Thông tư 64/2025/TT-BTC, lệ phí thay đổi nội dung là 25.000 đồng/lần (miễn phí nếu nộp online) và phí công bố thông tin bắt buộc là 100.000 đồng/lần.

3. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) thực hiện thủ tục như thế nào?

Thủ tục đối với doanh nghiệp FDI phức tạp hơn so với doanh nghiệp trong nước.

Nếu nội dung thay đổi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) cũng đồng thời là nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) (ví dụ: Tên dự án/tên công ty, địa điểm, vốn...), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh IRC trước, sau đó mới thay đổi ERC.

MGI Consulting khuyến nghị doanh nghiệp FDI nên tham vấn ý kiến luật sư để đảm bảo trình tự thực hiện chính xác.

4. Trường hợp nào doanh nghiệp KHÔNG cần (hoặc không phải) đăng ký thay đổi?

Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh trong các trường hợp:

• Thay đổi cổ đông phổ thông trong Công ty Cổ phần (trừ trường hợp công ty chưa niêm yết).
• Thay đổi thông tin cổ đông sáng lập sau 03 năm kể từ ngày thành lập.
• Chuyển nhượng vốn trong Công ty TNHH 2 thành viên trở lên nhưng không làm thay đổi tỷ lệ vốn và số lượng thành viên.

5. Trường hợp nào doanh nghiệp KHÔNG ĐƯỢC PHÉP đăng ký thay đổi?

Hệ thống đăng ký kinh doanh sẽ từ chối/chặn hồ sơ thay đổi nếu doanh nghiệp thuộc các trường hợp sau (theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP):

• Đang trong quá trình làm thủ tục giải thể hoặc phá sản.
• Đang bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Đang bị Tòa án/Cơ quan thi hành án/Cơ quan điều tra yêu cầu tạm dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp đang trong tình trạng "Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký" (bị khóa Mã số thuế) $\rightarrow$ Phải thực hiện khôi phục Mã số thuế trước khi thay đổi thông tin.

6. Tôi có cần phải trực tiếp đi nộp hồ sơ không?

Không nhất thiết. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy quyền cho đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như MGI Consulting. Chúng tôi sẽ đại diện Quý doanh nghiệp soạn thảo toàn bộ hồ sơ, thực hiện nộp, giải trình và nhận kết quả bàn giao tận nơi. Điều này giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đi lại và không phải lo lắng về các thủ tục hành chính phức tạp.

7. Không đăng ký thay đổi đúng hạn có bị phạt không?

Có. Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính (Nghị định 122/2022/NĐ-CP), hành vi chậm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quá thời hạn quy định (10 ngày) sẽ bị phạt tiền từ 05 – 20 triệu đồng tùy theo thời gian chậm trễ và tính chất vụ việc.

KẾT LUẬN

Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2025 tuy đã được đơn giản hóa nhờ hệ thống trực tuyến, nhưng vẫn đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về mặt thông tin và hồ sơ pháp lý. Một sai sót nhỏ trong việc áp mã ngành hay xác định tỷ lệ vốn cũng có thể dẫn đến rủi ro pháp lý dài hạn.

MGI Consulting hy vọng bài viết này đã cung cấp cho Quý doanh nghiệp cái nhìn toàn diện và hướng dẫn cụ thể để thực hiện thủ tục một cách thuận lợi.

Bạn cần hỗ trợ thay đổi Đăng ký kinh doanh ngay lập tức?

Đừng để các thủ tục hành chính làm gián đoạn cơ hội kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ với MGI Consulting để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá dịch vụ trọn gói ngay hôm nay.

LIÊN HỆ NGAY VỚI CHUYÊN GIA ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ

Chi tiết dịch vụ của MGI consulting: Dịch vụ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp 2026